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SindicoLab Responde: Procedimentos de portaria

SindicoLab Responde: Procedimentos de portaria

 

Sabemos que festas e feriados são um momento tenso nos condomínios, principalmente nas portarias. Mas e quando já há reclamações da portaria? Esse é o caso da pergunta de um síndico profissional dessa semana:

Tenho recebido algumas reclamações tanto de portaria como de moradores sobre a liberação de entrada de visitantes dos meus empreendimentos.

Os moradores acham que o porteiro às vezes demora demais, e os funcionários se sentem pressionados, às vezes, para liberar com mais rapidez quem é visitante. Como lidar com essa situação?

Confira as respostas dos nossos especialistas:

SindicoLab Responde: Procedimentos de portariaStefan Jacob: Os condomínios às vezes gastam tanto dinheiro com equipamento, treinamento, pessoal, para fazer o controle de acesso do próprio prédio, e acaba esquecendo que não é só o equipamento, mas é o procedimento também que garante a segurança dos moradores do prédio.

Então, nos prédios em que eu trabalho, eu costumo implantar uma autorização prévia de visitantes. Então, quando você sabe que vai receber duas, três famílias para te visitar em casa, você já relaciona o nome e o RG dessas pessoas, e deixa na portaria.

Assim, quando eles chegarem, e falarem que vão à uma festa, ou um jantar, almoço, na sua casa, eles já têm lá, registrados todos os visitantes e fica muito mais fácil ter o cadastro, ou pode fazer o cadastro depois, e só confere o documento para ver se são aquelas pessoas mesmo.

Isso dá um up no nosso controle de acesso, na velocidade do acesso dessas pessoas, e deixa todo mundo muito mais feliz. É uma bela dica para implantar agora no final do ano, quando recebemos muita gente em casa.

SindicoLab Responde: Procedimentos de portariaLigia Ramos: Os porteiros são sempre pressionados a liberar, rapidamente. Está todo mundo com pressa, as pessoas querem entrar rapidinho nos condomínios. Só que vamos pensar: nossos porteiros têm que desempenhar uma função superimportante, que é, exatamente, triar a entrada das pessoas. Se a gente faz rápido, a gente pode errar as coisas. Eu tenho que checar se aquela pessoa é a mesma que deixaram a autorização. Tenho que saber se o prestador de serviço pode entrar naquele momento.

Então, gente, a nossa dica é comunique aos moradores que a gente lamenta, mas que comodidade e segurança não andam de mãos dadas. Então, é necessário que as pessoas tenham paciência. Então, coloca uma plaquinha “Senhor visitante, prestador de serviço, agradecemos se você colaborar com o nosso processo de segurança”.

Tem que falar, e a pessoa tem que ceder. Não tem como você passar por cima de uma etapa importante, que é a correta triagem, para que haja a liberação legítima de pessoas que devem estar dentro do nosso condomínio.

A gente vê golpe com criança, adolescente, que o porteiro confunde, acha que é um neto, que é um amigo, e entrar. E existem golpes, quadrilhas utilizando golpes, que se valem das falhas desse sistema.

Comunique os moradores e, ainda mais nessa época do ano, não fragilize a segurança. Faça a correta triagem.

SindicoLab Responde: Procedimentos de portariaMauro Conte: Nesse caso, é fundamental saber qual procedimento a portaria utiliza. Eu sempre faço, nos procedimentos, eu sempre os reviso, para que seja uma abordagem padrão. Aí a gente tem como ter uma ideia do tempo que se gasta para fazer essa abordagem – que é o reconhecimento da visita, a conferência com o proprietário, se realmente está autorizado o acesso, se consta nos aplicativos que foi já informado previamente, pelo condômino, o acesso ao visitante.

Mas segurança em primeiro lugar. Segurança vai em uma via contrária do conforto. Então, muitas vezes, a forma de abordagem que é o procedimento do condomínio, pode causar um desconforto para  o visitante, ou o condômino achar que demora demais, mas o funcionário deve estar cumprindo um procedimento.

O que eu recomendo: reveja os procedimentos, eu faço isso em todas as portarias, para que tenha um procedimento padrão, para todo mundo. Seja o porteiro da manha, tarde ou noite. Todos façam a mesma abordagem. E aí a gente tem uma ideia de quanto tempo isso demora. A não ser que tenha uma fila, de repente acumula na portaria, três visitantes chegando ao mesmo tempo, em uma festa. Isso pode acontecer – e acho que é super compreensível essa situação.

O que a gente não pode deixar de fazer é deixar de cumprir os procedimentos de segurança para acelerar o processo de acesso. Para a pessoa entrar mais rápido, o morador fica feliz, mas o porteiro não cumpriu com os procedimentos de segurança. Verificar documento, conferir se realmente aquela pessoa é um visitante.

É uma situação delicada, se o porteiro cumpre todo o procedimento e demora um pouco mais, o condômino reclama. Acontece, às vezes, de o visitante entrar direto, sem ser abordado, o morador reclama. Então, tem que tentar achar um  equilíbrio, rever os procedimentos, treinamento, e também conscientização dos moradores. Às vezes, o próprio morador está burlando uma regra de segurança, porque é morador, condômino, se acha no direito de atropelar o procedimento, dar uma carteirada no porteiro.

Então, tem que trabalhar as duas pontas: treinamento, conferência de procedimentos, mas também a conscientização e chamar os moradores em assembleia para que todos cumpram os procedimentos e a tolerância para que a portaria faça a parte dela.

 

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