Previsão orçamentária para condomínios

A elaboração da previsão orçamentária está entre as atividades mais básicas, recorrentes e obrigatórias da gestão condominial.

Síndico e administradora podem aprimorar a elaboração da previsão orçamentária com ajustes finos, novas receitas e alocação de recursos, além da utilização de ferramentas adequadas e modernas.

Pelo menos um ou dois meses antes da Assembleia Geral Ordinária, síndico e administradora devem se reunir para fazer a previsão orçamentária dos próximos 12 meses do condomínio, levar para aprovação da assembleia e estipular o valor da nova cota condominial.

O planejamento orçamentário de um condomínio está inserido dentre as diversas atividades de gestão de recursos do empreendimento. É por meio dele que se estabelece o valor da cota condominial, bem como as principais atividades a serem realizadas.

A elaboração da previsão orçamentária deve ser parametrizada em critérios técnicos e objetivos e com muita transparência – permitindo o fácil entendimento por parte dos condôminos.

É importante ter em mente que o resultado desse processo vai ser apresentado para um público altamente diversificado, tendo na sua composição pessoas totalmente desprovidas de conhecimento de ferramentas financeiras e que precisam entender com clareza o resultado que está sendo apresentado para que possam votar de forma consciente na sua aprovação.

Eu recomendo fazer uso de uma ferramenta adotada pelas empresas quando precisam melhorar seus resultados no curto prazo | a elaboração do orçamento base zero – OBZ:

• O Orçamento Base Zero é uma metodologia diferente da tradicional, já que projeta receitas e despesas sem considerar os exercícios anteriores.
• A ferramenta permite que o síndico tenha condições de organizar e controlar melhor os gastos do condomínio, eliminando a ocorrência de folgas no orçamento – as famosas “gordurinhas”.
• A principal diferença com relação ao orçamento tradicional é que o OBZ não considera informações como a média de despesas dos últimos anos, orçando individualmente cada uma das despesas necessárias para o condomínio.
• Na elaboração do OBZ, cada atividade deve ser separada detalhando os gastos previstos, reduzindo, dessa forma, a ocorrência de desperdícios e foco em atividades (reformas/manutenções) que não tenham aderência a atual estratégia do condomínio.

Com o OBZ, o condomínio tem um plano financeiro estratégico que será utilizado como estimativa de entradas e saídas ao longo de um determinado período de tempo.

Sabe aquele serviço pago todo mês, que ninguém sabe para que serve? Este é geralmente um efeito do Orçamento Histórico, que vai replicando despesas de ano para ano e que o Orçamento Base Zero (OBZ) surge como a solução perfeita para os cortes.

Uma boa dica na elaboração do OBZ é usar a Regra de Pareto:
quais são os 20% das ações, a serem tomadas, que vão gerar 80% das melhorias nos resultados para o condomínio?

O primeiro passo é encontrar quais são os 20% das contas que representam 80% das despesas realizadas no condomínio. Desta forma é possível concentrar os esforços, realizando um menor volume de análise, mas obtendo melhores resultados.

Algumas dicas:

• Corte o excesso de peso. A comparação com a mala de viagem é perfeita para entender o OBZ. Se você vai para a praia, para que levar cachecol e luvas? Muitos condomínios carregam muitas Despesas na bagagem sem necessidade.
• As decisões precisam de embasamento. Todas as atividades e despesas do condomínio devem ser questionadas. Mesmo atividades/despesas que pareçam essenciais podem ser consideradas desnecessárias sob uma perspectiva estratégica.
• O desafio é manter o condomínio funcionando normalmente, sempre buscando as menores despesas possíveis.
• Evitar cortes gerais em uma mesma proporção, algo como “reduzir em 5% as despesas de manutenção”. Em algumas atividades essenciais (elevadores, por exemplo), as despesas com manutenção podem até ser elevadas, enquanto em outras consideradas de baixa prioridade ou desnecessárias, devem ser totalmente eliminadas.
• Despesas com Pessoal: independente do tamanho do condomínio, os gastos com pessoal são umas das despesas mais representativas (70 a 75%). E quanto maior o Condomínio, mais ineficiente vai se tornando a alocação de pessoas. Nestas horas, a aplicação do OBZ pode auxiliar a encontrar áreas do condomínio que estão com necessidade de pessoal e ao mesmo tempo, colaboradores subutilizados. Lembrando que aprimorar a eficiência de gastos com pessoal não significa apenas reduzir o quadro (demitir), mas sim alocar os recursos humanos do condomínio de forma mais adequada e eficaz.

É preciso entender o atual cenário econômico, levando em consideração fatores como a volatilidade do mercado financeiro como um todo e a dinâmica das mudanças no comportamento dos condôminos.

Já definimos a ferramenta orçamentária que vamos utilizar, então vamos elencar a principal premissa as ser considerada nessa revisão orçamentária:

• Diminuir as despesas ao máximo, focando apenas no estritamente necessário – estabeleça o quanto pretende atingir de despesa e foque na obtenção desse resultado.

Agora vamos para análise de cada linha orçamentária das despesas e fundamentar sua necessidade ou não. Ou seja, se vamos mantê-la e negociar seu valor; se vamos suspendê-la ou simplesmente eliminá-la:

• Manutenção dos Elevadores: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;

• Manutenção do Gerador: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;

• Manutenção dos Motores dos Portões: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;

• Manutenção CFTV: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;

• Manutenção dos Jardins: despesa necessária e essencial | deve ser mantida e o valor do contrato deve ser negociado;

• Manutenção Equipamentos de Ginástica: despesa necessária e essencial | deve ser mantida, mas a sua forma e valor devem ser modificados. Deverão ser cortadas as visitas mensais e manter somente o atendimento emergencial;

• Administradora: despesa necessária e essencial | esse contrato deverá ser totalmente renegociado:

• Despesas adicionais deverão ser eliminadas | cartório; cópias; correio; pastas de prestação de contas;

• Valor do contrato | dever ser negociado;

• Consumo de energia | avaliar a possibilidade de processos alternativos e mais baratos;

• Material de Limpeza: despesa necessária e essencial | fazer uma análise das quantidades a serem compradas considerando o total das áreas existentes versos a frequência de limpeza nesses locais;

• Monitoramento Eletrônico: despesa necessária, mas não essencial | esse contrato deverá ser suspenso e/ou cancelado;

• Despesas com Pessoal: despesa necessária e essencial | Essa rubrica merece uma atenção especial, não dá para estabelecer uma receita de bolo. Aqui vamos nos deparar com uma variedade enorme de situações e para cada uma deverá ser adotada uma medida, mas na dosagem certa. Teremos caso de condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro super enxuto e, portanto, não há o que fazer. Teremos condomínios que todos os recursos humanos são próprios, mas tem um quadro que pode sofrer alterações – pessoal de limpeza por exemplo.

A conclusão de todo esse processo trará ao condomínio, com certeza, uma redução do montante de suas despesas.

Claro que existem técnicas para a montagem de um OBZ, mas para a simplicidade da estrutura financeira de um condomínio basta o entendimento do conceito básico dessa ferramenta | esqueçam tudo o que foi feito e partam do zero.

Uma dica seria estabelecer um limite de despesa que você (Síndico) entenda ser o mínimo necessário para manter a operação do condomínio e trace o OBZ (orçamento base zero) tendo esse montante como objetivo a ser alcançado e tenha foco nisso.

Também recomendo que a decisão da montagem e definição da escolha do que deverá ser feito seja “top down”, não estamos montando um OBZ numa empresa departamentalizada, onde a participação de cada departamento é fundamental na montagem do OBZ.

Um síndico, um bom síndico, deve conhecer o condomínio como ninguém. Portanto, sabe exatamente onde poderá correr mais risco e onde deverá ser mais conservador. É nessa hora que temos que mostrar a que viemos.

Costumo comparar essa situação a de uma corrida – o pessoal do BOX (conselho num condomínio) deve orientar o piloto (síndico) alertando sobre o consumo de gasolina (situação das despesas), alertando sobre a temperatura dos freios (o ânimo dos condôminos). Mas quem conhece mesmo o carro, quem define os limites de velocidade para a entrada e saída de cada curva (o planejamento financeiro; a gestão de cada conta), é o piloto (o síndico).

Para finalizar, não existe certo nem errado nesses diferentes modos de enxergar e administrar o condomínio. Nesse momento, o que existe é a escolha de ferramentas adequadas que podem nos levar a atingir, da melhor forma possível, nosso objetivo sem que tenhamos que dispor de um esforço para chegar num resultado que poderá não ser satisfatório.