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Se preparando para o ano além da previsão orçamentária

O ano novo chegou e, com ele, diversos novos desafios para o período.

Se os síndicos profissionais achavam, no fim do ano passado, que os cuidados com a prevenção de covid, já vimos que este ano trouxe um novo surto da doença para os nossos condomínios.  Outro ponto que já causou surpresa nos gestores condominiais paulistas neste início de ano foi o acordo coletivo anunciado pelo sindicato das empresas e prestação de serviços a terceiros, colocação e administração de mão de obra e de trabalho temporário no estado de São Paulo (Sindeprestem): 10,74% – um reajuste bem acima do esperado.

Para começar o ano bem gerindo condomínios, é fundamental que haja uma boa preparação e acompanhamento do que acontece nos empreendimentos. Para isso, uma boa previsão orçamentária é essencial.

“Não dá para achar que dá para receber uma previsão orçamentária da administradora, por exemplo, e que com isso a sua programação para o ano está pronta. É importante que o síndico e sua equipe enriqueçam esse material ao máximo”, ensina Rafael Bernardes, síndico profissional e co-fundador do SíndicoLab.

É certo que a previsão orçamentária é necessária e um ponto de partida. Mas ela é isso: a bússola que vai guiar a administração condominial durante aquele período. O síndico deve se manter atento a todos os sinais dados pela edificação e pela comunidade para que a sua gestão, no período, seja um sucesso.

Confira abaixo algumas dicas para que os imprevistos sejam os menores possíveis:

Mantenha e acompanhe seu calendário de manutenção do condomínio

Um dos pontos mais importantes de uma ótima gestão condominial é apostar, sempre, em manutenção preventiva.

“Às vezes os moradores querem enxugar demais a taxa, e apostam na diminuição dos contratos de prestação de serviço do tipo. Quando algo dá errado, e vai dar, o que será gasto pode ser maior do que as parcelas economizadas”, explica o síndico profissional Aldo Busuletti.

Cuidar para que todos os equipamentos funcionem bem não deveria ser um desafio para os síndicos profissionais. É algo que é esperado da função. Justamente, para diminuir os sobressaltos, é fundamental que se aposte sempre em manutenção preventiva.

Quando for possível, acompanhe o prestador de serviços, e peça sempre que se zelador ou gerente predial estejam juntos no momento da visita.

Funcionário manutencista pode ser uma boa para o condomínio

Algo que “saiu de moda” há alguns anos e pode ser uma ótima para deixar os seus condomínios sempre bem cuidado.

“Se couber no seu planejamento financeiro, um funcionário manutencista pode ser uma colaboração valiosa para a sua gestão. Sempre há muito o que ser feito nas áreas comuns do condomínio. Ter um funcionário para isso ajuda demais naqueles ‘pequenos serviços’ que tanto impactam quando são deixados de lado”, aponta Fernando Fornícola, diretor da administradora Habitacional.

E esses ‘pequenos’ serviços podem ser aqueles detalhes que dão aquele brilho extra nas áreas comuns. Pintar e repintar periodicamente as faixas na garagem, manter o portão bem-cuidado, as luzes sempre funcionando, e os cuidados com o playground e com a brinquedoteca em dia.

Vale dizer que pode ser inclusive mais barato contratar um manutencista e dividir os dias da semana do profissional em alguns condomínios menores, do que apostar em diversos contratos de manutenção.

Renegociação de contratos: não deixe para depois!

O momento de renegociar contratos deve ser feito sempre bem antes da finalização do seu prazo – e antes da previsão orçamentária também.

É melhor e mais seguro já chegar na previsão orçamentária com os valores de reajuste do próximo ano. Assim, evitamos surpresas desagradáveis  como os reajustes do ano passado, feitos com um IGP-M muito mais alto do que havia sido anteriormente previsto”, ensina Aldo.

Quando o síndico profissional senta para conversar com a empresa de manutenção de elevadores quatro ou seis meses antes do final do contrato, ele conta com muito mais poder de barganha.

“Mais tempo traz mais possibilidades para o síndico profissional e é importante que ele saiba disso ao negociar com os fornecedores”, argumenta Aldo.

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Olhar de longo prazo é focar na valorização do empreendimento

Um dos maiores índices de sucesso da gestão do síndico profissional é, justamente, quando ele consegue valorizar o patrimônio daquela comunidade.

Apostar no futuro do empreendimento é sempre valioso para o síndico profissional.

“Cuidados com a fachada, por exemplo, é algo que nunca podemos deixar para trás. Esse ano muitos dos meus clientes terão renovações neste sentido e é algo que realmente pede uma preparação prévia além da previsão orçamentária. São cuidados que pedem uma atenção de mais longo prazo”, aponta a síndica profissional Larissa Lacerda.

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O que ficou para trás durante a pandemia no seu condomínio?

A pandemia – que já se arrasta por quase dois anos – também deixou suas marcas na gestão dos condomínios.

Porém, os síndicos devem estar muito atentos para que as áreas comuns estejam sempre impecáveis.

“Levantei, nos meus condomínios, as áreas que estavam mais precisando de um ‘up’. Podia ser a academia, o hall de entrada. Devido à pandemia, muitos espaços que seriam renovados não o foram devido ao enxugamento dos custos do período. Mas agora não podemos mais adiar e é importante que essas benfeitorias aconteçam”, assinala Aldo Busuletti.

Inadimplência não pode esperar

A pandemia também deixou um rastro de medo envolvendo a inadimplência em condomínios.

Mesmo sem ter se concretizado em muitos empreendimentos, a grande maioria dos síndicos preferiu segurar aumentos na taxa condominial para evitar que houvesse um aumento dos não pagadores.

Também durante a pandemia, muitos síndicos tentaram de todas as formas entender os casos envolvendo inadimplência, de forma a não prejudicar os condôminos que já estavam com problemas financeiros.

Mas, é importante que exista um limite – e que o síndico trabalhe dentro das regras de cada empreendimento, o que deve ocorrer também com os inadimplentes.

É claro que antes de entrar com ação, o diálogo e a cobrança extrajudicial podem ser um caminho, mas nem sempre o condômino consegue se comprometer com os atrasados, deixando o síndico sem opções.

“Tentei dois acordos nos últimos meses, com pessoas que eu achei que dariam certo, mas infelizmente tivemos que entrar com ação”, explica Larissa.

Acompanhar de perto o nível de inadimplência dos empreendimentos é algo que deve ser feito mensalmente. Conferir quem atrasa dentro do mês, quem está com uma, duas ou três cotas atrasadas, checar o andamento das ações também.

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Fundo de reserva e outras arrecadações

O cuidado com o inesperado em condomínios deve estar sempre em pauta. E é para isso que serve o fundo de reserva. Para que, quando algo de emergencial aconteça, que peça um reparo rápido, o empreendimento tenha condições de arcar com esse custo.

Em 90% dos condomínios, a previsão orçamentária é bem justa mesmo. Por isso é tão importante contar com um bom fundo de reserva”, aponta Fernando Fornícola.

Para ele, o ideal é ir arrecadando de 5% a 10% da cota condominial, até somar duas arrecadações.

“É uma segurança importante para o condomínio e para o síndico”, argumenta.

Outro ponto essencial são as arrecadações para algo específico.

“Nos meus condomínios faço separado o boleto da taxa condominial e o boleto de outras arrecadações. Assim, consigo preservar o condomínio da inadimplência. Caso estejamos tentando fazer uma benfeitoria mais cara, por exemplo, ajo assim e, se chegar perto e não tivermos arrecadado o necessário, explico a situação para os condôminos, podendo até devolver o dinheiro para quem pagou, ou deixando-o numa conta separada”, ensina Aldo.

Aposte em comunicação para o seus condomínios

Os cuidados com a comunicação custam pouco e tem um grande impacto nos condomínios.

Seja por meio dos comunicados, quadro de avisos, lista de transmissão, telas da Eletromídia… o importante é se comunicar bem com os moradores.

“Os síndicos muitas vezes estão fazendo coisas positivas para o condomínio, mas se ninguém sabe, se ele não mostra, ninguém fica sabendo. É importante deixar essa porta aberta com os moradores”, aponta o advogado especializado em condomínios e co-fundador do SíndicoLab Marcio Rachkorsky.

Se comunicar bem deve ser uma das maiores habilidades a ser explorada e aperfeiçoada como síndico.

“Quanto mais os síndicos estiverem atentos às necessidades de informação dos moradores, mais fácil vai ficar a sua gestão. Mais os moradores vão se sentir incluídos, e mais diálogo haverá no condomínio”, explica Marcio.

Bônus: o síndico de 2022 deve se preocupar com o quê?

Depois de quase dois anos de pandemia, muito mudou na vida em condomínio, não é verdade? Assim como o trabalho do síndico!

“Acho que para encarar esse novo ano, é fundamental que o síndico entenda que ele deve ter uma abordagem mais completa, fazer mesmo uma reflexão sobre o seu papel e o do condomínio”, sugere Angélica Arbex, diretora de marketing e inovação da Lello.

“Já faz um tempo que o condomínio não é apenas moradia, é um hub comunitário para a cidade. Por isso, é importante que haja esse cuidado de entender também o entorno do empreendimento”, assinala ela.

Com legislações focadas em condomínios, como as leis contra a violência doméstica e animal, os empreendimentos se tornam pequenos fragmentos da cidade – e como o síndico atua nesse espaço impacta nesta comunidade.

“Temas como cuidado com a covid, com a dengue, mostram como o síndico pode ser um agente positivo para toda a comunidade, e não apenas para o condomínio onde atua. Gerar laços com a vizinhança pode ser algo que gera uma melhoria importante no ambiente e que vai reverberar”, finaliza ela.

 

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