Modelos de arrecadação em condomínio
Uma dúvida frequente nos condomínios em implantação é qual o melhor formato de arrecadação das cotas condominiais. E posso te garantir que não é uma resposta simples: as contas pool, de arrecadação e individual possuem pontos positivos e negativos. O perfil do condomínio, dos moradores e o momento devem ser levados em consideração na escolha do melhor formato.
Conta Pool
A conta pool é aquela em que toda arrecadação e recursos financeiros dos condomínios ficam concentrados exclusivamente na conta da administradora. Para ilustrar este modelo, é necessário voltar um pouco no tempo. Nos anos 1980, os atendimentos bancários eram exclusivamente presenciais e demandavam office boys, relacionamento com gerente da agência, pagamentos por cheques e, principalmente, uma inflação que alcançou 432% no primeiro trimestre de 1990.
Este cenário impossibilitava que o síndico e administradora estivem em sintonia, pois eram necessários inclusive trocar de carteira de investimento de um dia pra outro pra não perder a correção monetária. O modelo era o mais indicado, pois a administradora prestava contas mensalmente e o síndico não tinha a necessidade de assinar um cheque para cada despesa.
Hoje, com a estabilização da moeda e os meios digitais disponíveis, é totalmente possível, para o síndico, acompanhar as contas em tempo real, tanto na conta bancária quanto nos comprovantes do sistema da administradora.
E talvez este seja o maior motivo que muitos condomínios ainda utilizam este modelo de arrecadação: toda a responsabilidade do dinheiro está numa empresa só, eliminando conflitos de responsabilidade entre banco e procurador (neste caso a administradora) e com taxas mais baixas.
Além disso, também pode ser uma solução em condomínios que possuem problemas pontuais de fluxo financeiro durante o mês.
Há também os condomínios em implantação, que ainda não possuem os documentos necessários para abrir uma conta própria, podendo realizar sua arrecadação pela administradora sem precisar esperar a documentação para iniciar a vida do condomínio. Ainda que pequeno, há o risco de a empresa não possuir liquidez e numa saída grandes de clientes, e os clientes remanescentes podem sofrer com falta de dinheiro.
Há seguros específicos de arrecadação que mitigam esses riscos e deve ser contratado pela própria administradora.
A conta própria
Condomínios com toda a documentação em ordem, podem optar pela conta bancária própria. Nesse caso o condomínio abre uma conta no banco de preferência e é comum que administradora tenha uma procuração para operar.
Alguns síndicos preferem que a administradora só lance os pagamentos diários que serão autorizados pessoalmente pelo síndico. Mas o comum é passar uma procuração máster, que permite o mesmo acesso que o síndico.
Neste caso, o gestor está compartilhando sua responsabilidade com a prestadora de serviços, e o banco não irá distinguir os poderes de um ou de outro. Isso significa que serão duas empresas responsáveis pelas finanças do prédio: o banco e a administradora, que utiliza funcionários para realizar essas operações, muitas vezes sem um controle infalível.
Mais seguro porque envolve um banco, mas pode ser um problemão pro síndico numa situação de dúvida, pois dentro do sistema quem está operando é um procurador do síndico. Neste modelo também é possível e até recomendado que o subsíndico ou conselho também tenham usuários registrados para consulta e acompanhamento. Porém não há nenhum dispositivo de controle que impeça que o síndico possa transferir recursos para contas alheias à manutenção do condomínio.
Outro revés da conta própria é na troca de síndico: a ata de eleição precisa estar registrada, passar pela análise do departamento de procurações, registro de novas chaves, token… é uma operação demorada e em que muitos casos é necessário que o síndico anterior (muitas vezes destituído) continue operando a conta enquanto não liberam o acesso do síndico eleito.
Pode representar um risco enorme além de atrasos de pagamentos, arrecadação, benefícios de funcionários. Caos iminente à vista. Há quem acredite que este seja o formato mais seguro, porém tenho minhas reservas. Mas a segurança de recursos de uma instituição bancária é muito maior, e deve ser considerada.
Conta de arrecadação ou mista
De uns anos pra cá, o modelo misto tem apresentado maior aderência e procura. Neste formato, a administradora recebe as cotas condominiais em sua conta, realiza os pagamentos e, no final do mês, transfere os recursos restantes pra uma conta individual própria do condomínio. A administradora só possui um acesso à conta para consultar saldos e investimentos para inserir no balancete mensal. Me parece ser um formato mais inteligente e seguro, aliando as vantagens de cada um dos modelos descritos anteriormente. Um seguro arrecadação – que garante o valor completo de uma emissão mensal – deve ser contratado para garantir uma segurança adicional e mitigar qualquer risco.
Ao realizar um estudo para uma troca de administradora, é imperativo que o modelo de arrecadação, valores de taxas de emissão e compensação de boletos devem ser levados em consideração para a tomada de decisão assertiva e de sucesso para a sua gestão.
*Stefan Jacob é síndico profissional e diretor de marketing do SíndicoLab
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