Tudo que o síndico precisa saber antes de entrar com a ação

Inadimplência em condomínio: Tudo que o síndico precisa saber antes de entrar com a ação judicial

A inadimplência é um dos maiores problemas em condomínio. Afinal, o condomínio não é uma empresa, e precisa, mês a mês, pagar as suas contas a partir da arrecadação prevista para o período.

Vale dizer que nem o melhor dos síndicos consegue, durante muito tempo, manter a inadimplência zerada. É dever dele, porém, manter o nível dos devedores sob controle – o que o mercado considera hoje de, no máximo, 5%.

“É uma das maiores tarefas do síndico, acompanhar de perto o nível de inadimplência e saber quem são aqueles que estão devendo já há bastante tempo e quem deve o mês”, aponta Stefan Jacob, síndico profissional e diretor de marketing do SíndicoLab.

Como acompanhar a inadimplência no condomínio?

Acompanhar os devedores não é uma tarefa difícil ou extensa, principalmente quando o condomínio conta com uma boa administradora parceira.

“Todos os meses o síndico deve receber uma planilha atualizada da administradora, com todos os devedores: sejam os do mês ou aqueles que já estão atrasados há mais tempo. Ter esses valores atualizados é fundamental, sempre”, argumenta Rafael Bernardes, síndico profissional e co-fundador do SíndicoLab.

Vale dizer que a partir do vencimento do boleto, quem está com o mesmo aberto já é considerado inadimplente, não podendo votar nas assembleias que porventura ocorram.

A praxe no mercado é que se espere três meses para entrar com a ação na Justiça contra o devedor do condomínio. Mas é possível usar esse período para que as cotas em aberto sejam acertadas com o inadimplente, evitando, assim, que o condomínio passe um longo período sem receber.

Essa matéria é justamente sobre isso: explicar o que o síndico pode e deve tomar de atitudes, durante esses três meses, para evitar que as cotas em atraso se tornem uma ação judicial.

Essas medidas sistemáticas tomadas em condomínio, em relação à cobrança dos inadimplentes, é chamada comumente de “régua de cobrança”.

“A régua de cobrança é uma série de atos que o condomínio já conhece e combina, para haver uma organização e padronização de como sempre cobrar o devedor”, explica Rafael.

Confira as dicas abaixo:

Primeiro mês em atraso: administradora pode ser uma aliada

“As boas administradoras têm condições de fazer essa cobrança extrajudicial em um primeiro momento”, ressalta Sergio Meira, diretor de condomínios do Secovi-SP.

Nesse caso, o setor de cobrança faz essa primeira conversa amigável, vai sentir o caso e dialogando com o devedor, para que ele busque pagar a cota em aberto.

Segundo mês em atraso: empresa especializada em cobrança extrajudicial para o devedor de condomínio

A advogada especializada no tema Leonora Paim, o segundo mês de atraso é o melhor momento para iniciar uma cobrança mais incisiva do devedor.

“Aqui, são os advogados quem ligam para os devedores. A pessoa vê que quem está falando com ela entende da lei e conhece o assunto. A postura do devedor é outra”, assinala Leonora.

Neste segundo mês, vale também o contato do próprio síndico com o devedor – principalmente no caso de síndico morador.

“Vale muito a pena ligar e tentar entender o que está acontecendo com aquela unidade. É um problema pontual? Ou a pessoa apenas não quer pagar? Acha que não precisa?”, indaga Sergio Meira, do Secovi.

Leonora também acredita na importância dessa conversa junto ao devedor.

“Às vezes, pelo próprio tom de voz já sabemos se vale a pena continuar com a tentativa de cobrança extrajudicial ou se vamos para ação judicial mesmo”, pesa a advogada.

Isso porque após muito treinamento, a conversa já pode deixar claro se a pessoa realmente tem intenção de pagar o que está em aberto ou não. Porém, entrar já com a ação judicial também envolve riscos.

“Há aqueles que quando você entra com processo, param de pagar as cotas imediatamente, prejudicando ainda mais as finanças do condomínio”, alerta Sergio.

Terceiro mês: o momento de praxe para entrar com ação judicial

Geralmente, se o condomínio não tem nada descrito em convenção, é no terceiro mês que o condomínio ingressa com a ação judicial contra o devedor.

“A parte boa de poder contar com uma empresa de cobrança extrajudicial é que, ao entrar com um processo, você sabe que fez o que era possível para que o devedor pagasse”, argumenta Stefan Jacob.

A cobrança judicial de inadimplentes será tratada em uma próxima matéria do SíndicoLab.

Para Amanda Accioli, advogada especializada em condomínio e síndica profissional, uma empresa do tipo é o melhor caminho para os síndicos.

“Entendo que esse tipo de empresa oferece um serviço mais especializado e focado do que as administradoras”, argumenta ela.

Stefan Jacob aponta que é fundamental que a administradora mantenha os dados atualizados dos devedores.

“Já passei por algumas situações em que a régua de cobrança fica fragilizada devido à demora de algumas empresas em levantar corretamente a ficha cadastral e o débito das unidades em questão. É algo que não deveria acontecer”, analisa o síndico profissional.

Acordos para devedores de condomínio: nem tudo é permitido

“Gosto de começar conversando com o devedor de alguns meses que ele deve voltar a pagar pelo menos a cota do mês. Afinal, que acordo ele vai fazer se nem o do mês está acertando?”, questiona Sergio Meira.

Para Rafael Bernardes, o acordo deve ser bom para todos – e não apenas para o devedor.

“Geralmente faço parcelamento no valor mínimo de duas cotas condominiais, para que as pessoas entendam que devem, sim, pagar com pontualidade. A exceção é quando faço um ‘feirão’ de negociação de dívidas, geralmente duas vezes por ano. Nesse caso, o valor negociado pode chegar a 20% do valor da cota”, explica ele. Ou seja, se a cota tem valor de R$ 1000, só em cota o devedor vai pagar R$ 1.800.

Além desses momentos de encontros em que o síndico disponibiliza seu tempo para que o “buraco” causado pela inadimplência seja menor, há também outras situações a que o síndico pode recorrer.

Outra dica de quem vive o condomínio prática é pedir para a administradora colocar, nos boletos das cotas condominiais, quando o condômino está com um pagamento em aberto.

“Pode ser uma forma de driblar aqueles que, às vezes, esquecem que não pagaram o condomínio”, explica Rafael.

Vale ressaltar que os síndicos não podem, também, conceder qualquer tipo de desconto ao inadimplente. “O ideal é fazer um parcelamento que possa ser cumprido mesmo”, aponta Stefan.

Além das alternativas apresentadas, o acordo formalizado é bom também como segurança para o condomínio.

“Com isso, o condomínio tem uma confissão de dívida do inadimplente, o que colabora muito na celeridade da cobrança judicial, caso o mesmo não honre com o combinado”, ressalta Sergio Meira.

Medidas para lidar com os furos no orçamento mensal

Mesmo com um acompanhamento mensal próximo, e com todas as medidas tomadas para evitar que a situação se prolongue, a inadimplência pode, sim, prejudicar as finanças do empreendimento.

“Algo que faço e que pode dar certo, quando o nível de inadimplência aumenta, é chamar uma assembleia para uma cota extra, que faça frente ao que está faltando. Não é uma medida muito popular, mas realmente pressiona o devedor”, ensina Sergio Meira.

Vale dizer também que a qualquer momento – inclusive com a ação judicial em andamento – o proprietário pode fazer uma proposta de acordo com o condomínio.

“Muita gente fala que agora a ação no Judiciária é rápida, mas infelizmente não é na mesma velocidade que as contas chegam no condomínio. Se o devedor tiver interesse, feche um acordo que é melhor para todos os envolvidos, com certeza”, aponta Sergio.

Outra possibilidade é tirar de fundos que o condomínio disponha, como o emergencial ou de obras, para fazer frente aos gastos mensais do empreendimento.

Como facilitar a cobrança extrajudicial no seu condomínio

Um ponto citado por todos os ouvidos pelo SíndicoLab que é considerado crucial para que o pagamento de cotas em atraso seja mais rápido é a ficha cadastral dos condôminos atualizada.

“Muitas vezes, a pessoa se muda, ou sai do trabalho e começar a usar outro e-mail e a comunicação fica fragilizada. Sem conseguir encontrar a pessoa para cobrá-la e iniciar um diálogo, fica mais difícil que a situação não vá para o Poder Judiciário”, argumenta Stefan Jacob.

Outro ponto é deixar claro – seja na convenção, regulamento interno ou ata de assembleia – o que o síndico pode permitir ou não no momento de acordos.

“Quando esse tipo de ponto já foi discutido e decidido pela comunidade, o síndico pode tomar as decisões com mais calma, baseado nisso”, conclui Rafael Bernardes.

PASSO A PASSO:

No fim do mês, o síndico deve receber da administradora os dados consolidados referentes à inadimplência do empreendimento;
No primeiro mês com o boleto em aberto, a administradora pode ajudar com os devedores, entrando em contato e oferecendo uma segunda via de boleto;
No segundo mês, já é melhor uma conversa com uma empresa mais especializada, como uma parceira de cobrança extrajudicial. Aposte em um parceiro que não cobre do condomínio, mas do devedor;
Terceiro mês, via de regra, é o momento de entrar com uma ação judicial, para evitar que os valores em aberto se acumulem e causem mais dano às finanças do condomínio
Em qualquer momento – antes da sentença judicial – é possível fazer um acordo com o devedor. O síndico, porém, não pode oferecer descontos. O ideal é fazer um parcelamento da dívida que seja possível de ser pago.

Fontes: Amanda Accioli, advogada especializada em condomínios, Sergio Meira, diretor de condomínios do Secovi-SP, Leonara Paim, head na GBB, Stefan Jacob, síndico profissional e diretor de marketing do SíndicoLab e Rafael Bernardes, síndico profissional e co-fundador do SíndicoLab

Curta nosso YouTube