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A comunicação do síndico profissonal é uma ferramenta fundamental para uma gestão diferenciada. A pergunta dessa semana é de um síndico profissional que deseja se aperfeiçoar na comunicação.

Eu sou síndico profissional e percebo que às vezes os moradores não entendem bem o meu trabalho. O que vocês sugerem para melhorar a minha comunicação?

Confira as respostas dos nossos especialistas:

Stefan Jacob: Hoje em dia, eu acho que é dos maiores problemas dos síndicos profissionais – e até dos síndicos moradores: você trabalhar demais e as pessoas não perceberem o fruto do seu trabalho. Vou dar três dicas rápidas, que eu costumo usar na minha gestão, e que funcionam bastante.

A primeira é ter um plano de metas bem estabelecido com o condomínio. Faça uma assembleia só para discutir quais são as vontades, os anseios, as frustrações dos condôminos, para que você possa traçar uma meta. E, a cada passo que você se aproxima dessa meta, você comunica isso.

Outro ponto é você usar muito mais vídeo do que mídia impressa. A gente percebe que hoje as pessoas têm muito mais vontade de ver vídeos do que ler grandes textos, até mesmo devido ao tempo disponível que as pessoas tem.

A terceira parte são  as assembleias regulares. Não tenha medo de assembleias. Faça todo mês, a cada dois meses, e lá sempre destaque cada novo passo em direção a esse objetivo de vocês. Isso vai fazer com que envolva todo mundo nesse projeto, nessas melhorias, e que todo mundo fique sempre na mesma página.

Ligia Ramos: Eu adotei, faz muito tempo, uma coisa que se chama “papo com a síndica”. Muitos anos atrás, foi até um desenho que eu fiz, era uma mulher, sentada em uma cadeira, de óculos, esperando os moradores para conversar. Essa mulher era eu.

Então, o que eu te dou de dica: em primeiro lugar, se aproxime dos seus condôminos. Não é apenas marcar plantão. Marca um café com eles. Eu brinco que é meu café com bolinho de fubá, mas é muito bom. Se coloque à disposição, em horários diferentes, às vezes de manhã, ou num horário de almoço, de tardinha. Vai conversar com as pessoas. Elas têm dúvidas, às vezes não entendem bem a prestação de contas, nunca leram a convenção condominial. Não entendem quais são as tarefas, as obrigações, e quais são os direitos que eles têm.

A falta de informação faz com que as pessoas não tenham confiança – ainda por cima em uma pessoa que nem mora lá dentro. Então, a minha sugestão é: se aproxime. Divulgue o seu trabalho. E, quem não entende, se ofereça para explicar – desenhar, se for preciso. É a melhor maneira. O síndico deve estar próximo dos seus condôminos. Não tente ficar só em volta do conselho, ou das comissões. Você também é representante de quem não participa. E é muito importante que eles desenvolvam laços com você.

Mauro Conte: Esse é um ponto-chave: melhore a sua comunicação. Eu já me deparei com isso, em algum momento da minha trajetória. Então, o que eu costumo fazer: oriento a minha equipe a sempre capitalizar as suas visitas. Trazer informações para os condôminos.

Por conta disso, eu uso o grupo de comunicados. É um grupo de whatsapp que você só envia informações, não há troca de mensagens. É um whatsapp business, que a gente publica não só os boletins, os informativos, mas também informações do dia-a-dia, como: um portão quebrou, a bomba foi consertada.

Isso é uma maneira de você divulgar o seu trabalho para os condôminos. Porque, muitas vezes, o síndico fica limitado ao conselho. E, como eu sempre digo, o síndico não é sindico do conselho. Ele é síndico do condomínio.

E, às vezes, o condomínio, não conhece as ações do síndico, porque os assuntos ficam represados com o conselho. Então, o que eu faço hoje: grupo de comunicados, para qualquer tipo de informação – seja uma informação pontual, um alerta. Procure fazer isso. Todos estarão cientes das suas ações. Capitalize as suas visitas. Planeja as suas visitas e traga resultados para os condôminos. Divulgue para os condôminos o que aconteceu com você durante a sua visita.

Boletins informativos são muito bons. Eu tenho um informativo mensal, quinzena. Dependendo do estado do condomínio, em implantação por exemplo, é legal fazer um boletim também, trazendo todos os indicadores do condomínio, quantidade de obras, de ocupação – os assuntos mais relevantes.

Comunicação é um dos itens mais importantes para uma gestão de sucesso – e quanto mais informação, melhor. Não economize em informação. Utilize os canais que normalmente usamos, como o da administradora, faça um grupo de comunicados, que é importante, distribua o link, faça boletins periódicos, traga informações e mostre o seu trabalho. Não fique vinculado apenas ao conselho.

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