Compras de equipamentos de segurança
Vamos às compras? Improvável que um síndico vá a um shopping ou loja para comprar SEGURANÇA, pois esta representa um conjunto de ações que induzem os moradores à CONFIANÇA de que estão protegidos ou que serão prontamente atendidos em seus medos e em ocorrências que venham resultar em perdas ou danos a si, aos seus ou a seu patrimônio.
Para que possa oferecer um ambiente com o maior grau de confiabilidade, o síndico compra/contrata recursos humanos, técnicos e organizacionais (produção de procedimentos, plano para contingências, formulários) que representam o sistema integrado de segurança. Há casos nos quais o especialista recomendará ajustes no projeto arquitetônico e obras civis, para que os objetivos sejam atendidos.
Até é possível comprar em uma loja âncora de materiais de construção, parafusos, tubos e conexões, fios, cabos, fechaduras, dobradiças, portas, porteiros eletrônicos, alarmes, câmeras, dentre outras comodites. Mas será que resistirão ao tempo?
Imagine ter que refazer toda a infraestrutura em virtude de a tubulação ser insuficiente para ampliação de um sistema. Ter que justificar a um morador, vítima de furto, que a câmera deixou de funcionar ou a qualidade das imagens impedem a identificação ou reconhecimento de alguém.
Como explicar que a cerca elétrica ou sensores sobre os muros estão inoperantes? Que a empresa prestadora de serviços (porteiro, vigilante, monitoramento de alarmes, serviços de manutenção de equipamentos críticos, dentre outros) encerrou suas atividades e há um passivo trabalhista a ser pago pelo condomínio? A assessoria e orientação profissional evitam conflitos, desgastes pessoais e principalmente reduzem a possibilidade de falhas que trarão prejuízo ao condomínio e seus usuários.
Produtos são comprados, serviços são contratados e ambos devem estar contemplados em um projeto de segurança, desenvolvido, implementado, auditado periodicamente por um especialista em segurança condominial que seja ético, comercial e economicamente, independente e desvinculado de qualquer fornecedor de produtos e serviços, ou seja sem conflito de interesses.
Fases nos processos de Compras Técnicas:
- Definição do Projeto Técnico com especificações detalhadas e da Carta Convite com as premissas para fornecimento. No que se refere a contratação de prestação de serviços por meio de recursos humanos nesta fase são estabelecidos: o escopo dos serviços, dimensionamento, perfil desejado dos envolvidos e desempenho dos serviços, definido nos termos conhecido por SLA – Acordo do Nível de Serviços (em inglês).
- Aprovação dos custos e investimentos estimados apurados por meio de pesquisa de campo e/ou banco de dados do especialista em segurança.
- Processo de concorrência, licitação ou também conhecido pelo termo em inglês BID, traduzido por fazer um lance, ofertar, licitar. Processo de seleção de fornecedor através de critérios múltiplos de escolha e várias etapas para seleção de fornecedores fabricantes, distribuidores ou prestadores de serviços estratégicos de alto valor agregado.
- Equiparação/equalização de propostas. Etapa de ajustes entre o inicialmente projetado e condições de oferta do mercado ofertadas pelos participantes homologados participantes do processo.
- Negociação. Processo comercial onde se estabelecem as bases de pagamento e cronograma físico financeiro entre o contratante e o contratado.
- Contratação. Formalização jurídica das relações comerciais
- Realização do contrato, com acompanhamento técnico de forma a garantir que o contratado e especificado correspondem ao que está sendo fornecido, instalado, desenvolvido.
- Adequar procedimentos, capacitação, treinamentos, fornecimento de literatura e documentação estabelecida no Memorial Descritivo, incluindo o “As Built” (planta com todos os ajustes de infraestrutura e distribuição dos equipamentos). Formalizar a manutenção preventiva e corretiva dentro do prazo de validade e após vencidas as garantias contratuais.
- Aceitação. Formalização que as cláusulas previstas em contrato foram integralmente atendidas, sem qualquer pendência.
Compras para o próximo e todos os anos:
Compras para o próximo e todos os anos:Esta condição ocorre quando há um inventário atualizado, sendo possível prever o fim da garantia de peças e equipamentos, com base na data da nota fiscal, no histórico de manutenções preditivas e preventivas.
Auditorias internas e externas, por especialistas atualizados também oferecerão fundamentos para tomada de decisão de investimento na atualização de componentes ou subsistemas, seja por estarem fora de linha ou por defasagem tecnológica.
Como os vendedores realizam o pós-venda, os síndicos devem se atentar ao pós-compra. Lições aprendidas, com base no histórico de registros e medições de desempenho dos produtos e serviços oferecerão maiores ganhos na linha do tempo do empreendimento. Gestão e auditoria fecham e retroalimentam o ciclo de melhoria contínua de todo o sistema de proteção condominial, consequentemente promovendo a realização de novas compras e aquisições.
“Como o síndico pode programar compras de segurança para o próximo ano?”
Este objetivo será alcançado na medida que este sindico estiver seguro na tomada de suas decisões, pautadas em informações confiáveis, documentadas e assessoradas por especialista independente de fornecedores de produtos e serviços.
Por Eytan Magal*
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