10 dicas para manter os condôminos satisfeitos

O síndico diariamente lida com uma série de demandas, problemas, imprevistos e obstáculos. Para ajudar nesta tarefa árdua que é ser síndico, separamos um breve resumo de algumas lições aprendidas ao longo dos últimos anos a partir de erros e acertos, que servem como dicas práticas para a rotina de um síndico.

Condômino antissocial: como comprovar?

1- Estude a convenção e regulamento interno do condomínio

Evite tomar decisões sem antes consultar a convenção do condomínio.

2- Quando convocar uma assembleia, não deixe de colocar a convocação no elevador

Embora não seja obrigatório a colocação do edital no elevador, essa simples atitude irá evitar muitos problemas para o síndico. Exceções: Quando algum item de pauta tiver relação com algum dado que deva ser protegido (condôminos ou empregados).

3- Envie a previsão orçamentária / orçamentos e propostas para apreciação de todos antes da assembleia junto com o edital de convocação

Isso facilitará para que os condôminos possam analisar as informações com antecedência. No caso dos orçamentos, caso sejam muitas folhas para se enviar para cada condômino, no próprio edital pode constar as informações de como os condôminos poderão ter acesso às propostas que serão apresentadas na assembleia, que podem estar disponíveis na portaria ou ser disponibilizado um e-mail ou local a serem enviadas digitalizadas.

4 – Pondere quando o item “assuntos gerais” é necessário em uma assembleia

Existe um mito de que “Assuntos Gerais” é um item obrigatório, mas não é. As administradoras têm como padrão colocar esse item de forma automática nas convocações e apesar de ser importante, nem sempre é construtivo, principalmente, em assembleias longas e com muitos itens.

5 – Sempre vá preparado para as assembleias, com apresentações, planilhas

Crie e impressione o seu cliente. Prepare apresentações em Power Point, relatórios com fotos de antes e depois das obras que realizou, prepare cronograma de obras, planos de ações da sua gestão.

Organize, priorize, mostre aos condôminos que tem conhecimento do condomínio e que está no cargo para trazer soluções e valorizar o patrimônio deles.

6- Sempre se certifique de que seus dados estão completos e corretos na ata de eleição

É muito importante que seus dados estejam completos e corretos na ata de eleição, crie o hábito de conferi-los, principalmente por causa da certificação digital. Inclua na ata: nome /razão social do síndico, CPF/CNPJ, dados dos sócios, valor do prolabore que irá receber no condomínio e eventual 13° mensalidade.

7 – Crie um plano de contingência para as emergências no condomínio, esteja sempre preparado para os imprevistos!

O plano de contingência deve conter os principais procedimentos a serem seguidos em casos de emergência e as ações a cargo de cada membro envolvido (síndico, porteiro, moradores, administradores, fornecedores, entre outros) bem como os principais contatos de emergência.

Ressaltamos nesse item a necessidade de se manter os cadastros atualizados (moradores, proprietários, fornecedores, entre outros).

8- Sempre solicite aos moradores que formalizarem suas queixas

O síndico deve sempre ter muito cuidado e nunca tomar as devidas providencias sem que as queixas e reclamações dos moradores estejam por escrito.

9- Ter uma conta de reserva para cobrir eventuais prejuízos e falhas

Além do Seguro de Responsabilidade Civil do Síndico é importante para as empresas de sindicatura terem uma conta de reserva para cobrir pequenos e eventuais prejuízos (penalidades por atraso de contas, tomada de decisão equivocada que causou prejuízo). Todos cometemos erros, o que fará toda diferença será como reparamos o erro causando o mínimo de dano possível aos clientes.

10 – Organização de documentos nas pastas mensais do condomínio

É recomendável que se concentrem os documentos relevantes nas pastas de prestação contas que são apreciadas pelo conselho mensalmente, isso facilita a análise das pastas e ajuda a manter o acervo de documentos e histórico do condomínio. É importante que junto de uma nota fiscal, boleto de pagamento e do comprovante de pagamento, constem também documentos complementares referentes aquele pagamento, como por exemplo, orçamentos, contratos, ART’s, certificados, garantias, entre outros. Não deixe de numerar todas as páginas de cada pasta mensal e de sempre tirar a cópia das famosas notas fiscais “amarelinhas”, que se apagam com o tempo.

Nesse imenso universo condominial separamos apenas algumas das centenas de situações que existem em que o síndico deve ter atenção para evitar cometer erros e que acabam gerando problemas.

O síndico que se destaca é aquele que sempre busca uma constante evolução na maneira de se relacionar com seus clientes, fornecedores e parceiros e se dedica para inovar e aperfeiçoar cada vez mais na forma como presta seus serviços.

* Karine Prisco é síndica profissional e sócia da Harco Síndicos